ATENCION A VISITANTES

Después de estudiar este tema, usted estará capacitado para indicar por escrito la forma como la recepcionista o funcionario encargado debe efectuar el registro y manejo de las citas.

EJERCICIO

1. Para registrar una entrevista en el libro de control de citas, se debe: (señale la afirmación correcta)

a. Tener en cuenta los compromisos adquiridos por el jefe.
b. Averiguar la dirección de quien desea la cita.
c. Determinar cuándo fue la última vez que esa persona se reunió con el jefe
d. Preguntar al solicitante el motivo por el cual desea reunirse con el jefe.

2. En el listado que aparece a continuación señale los pasos que son acertados (A) y los desacertados (D) en el tratamiento a visitantes.

a. Da cita al hijo del jefe ___
b. Pregunta si tiene cita a un compañero ejecutivo de la empresa____
c. Hace esperar a un representante sindical, porque el jefe está ocupado ____
d. Hace seguir al mensajero para que entregue al jefe un recibo de consignación____
e. Consulta a su jefe si puede recibir a su superior inmediato _____
f. Hace seguir al vendedor de libros que tiene una cita _____
g. Da información y despide al amigo del jefe______
h. Recibe el asunto que trae la madre del jefe ausente para darle la razón_____
i. Da cita al jefe de ventas de otra empresa__________

3. Explique 4 casos en los cuales la recepcionista debe negar la cita, indicando en cada uno la forma correcta en que debe actuar frente al solicitante.


LA CITA SE DEBE NEGAR CUANDO:
LA RECEPCIONISTA DEBE ACTUAR ASI:

4. Al frente de cada etapa de la recepción de visitantes aparecen algunas actuaciones de la recepcionista. Diga cual es la correcta.

ENTREVISTA INICIAL

a. ...pide al visitante que espere mientras se arregla las uñas
b....pide al visitante información sobre el objeto de su visita
c....en cuanto ve al visitante le indica, con un gesto de la cara, que tome asiento.

TOMA DE DECISION

a.... hace esperar al visitante, puesto que su jefe está atendiendo una llamada de larga distancia
b....pide al visitante que vaya a otra oficina a hacer otras diligencias mientras el jefe se
desocupa.

TRATAMIENTO ESPECIFICO

a... entra con el visitante a la oficina del JEFE (pues éste no lo conoce) y hace las presentaciones
b...Como el visitante es amigo del jefe, la recepcionista lo deja entrar sin informar al jefe
c....sabiendo que se trata de un visitante inorportuno, toma una decisión drástica y los despacha
diciéndole que no insista porque el jefe no lo querrá recibir.

5.Reconozca en los siguientes casis si el tratamiento que se ha dado a los visitantes es o no el adecuado. Adecuado (A) e Inadecuado ( I). En el segundo caso exponga como se debió manejar la situación.

CASO 1

-Buenos dias, señorita
-Buenos días, señora, ¿que se le ofrece?
-Quisieta hablar con el doctor. Soy la hija de él.
-Me da mucha pena, señora, pero al doctor no legusta que le interrumpan cuando está ocupado
-Háblele usted, señorita; yo estoy segura que él me atiende si sabe que estoy aquí.
-Lo siento señora, pero le repito que el doctor no la puede atender.


CASO 2

-Señorita, he venido a esta oficina como cinco veces y usted siempre me responde que el doctor no está. Hoy vengo por sexta vez y estoy dispuesto a hablar con él, pase lo que pase.
-Lo siento señor, pero el doctor está reunido con el Auditor Genera. Esta vez tampoco lo puede atender.
-Pues yo entrare de todas maneras.
-Bueno señor, pase pero no se demore.

CASO 3

-Señorita, deseo hablar con el señor Gómez, es urgente y vengo de lejos.
-Tome asiento señor; ¿de parte de quién para informarle al señor Gómez?
-De parte de Lozano. Dígale que es urgente y que yo no puedeo perder tiempo
-¿Podría yo conocder el objeto de su visita? A lo mejor le puede ayudar
-Ya que insiste señorita.... Es que la compañía me adeuda $500.000 y los necesito con urgencia
-Muy bien, señor Lozano. Suba por favar a la oficina 705, Sección de Pagaduría. Allí la recepcionista le dará información sobre la deuda a su favor. Esta es la oficina de RELACIONES INDUSTRIALES.

CASO 4

-¿Qué se le ofrece Señor?
-Mire señorita, yo quisiera ofrecerle un nuevo sisteme de Seguros de Vida al Doctor.
-Usted ya ha venido varias veces, ¿no?. Ya le he explicado que el doctor no tiene tiempo para estas cosas.
-Señorita, a usted también le puede interesar.
-Lo mejor es que no insista. Muchas gracias.

CASO 5

-Bueno días señorita, ¿Alfredo está?
-Un momento señor Pineda, hablo con el doctor. Seguramente él lo atenderá.
-Sigar por favor, señor pineda.


4. Utilizando el OUTLOK llevar el registro de las siguientes citas:

- A las 9:00 horas vendrá el Señor Gabriel ospina, proveedor de elementos de oficina. Para una hora más tarde ha quedado de venir un reportero del diario "La noticia" ( su nombre es Juan Benavides) para hacer un reportaje a su jefe, que se espera dure todo el resto de mañana. A las 14:00 horas vendrán las hermanas Sor Maria Rangel y Sor Ana Baracaldo para tratar con su jefe acerca de un aporte que la empresa va a hacer para el Asilo " San Emigdio". A las 16:00 horas saldrá el jefe a la oficina del gerente general para una nueva reunion de todo el cuerpo directivo de la empresa y a las 17:00 horas está programado la celebración de los 50 años de la empresa-

-Realice por el cuadro de tareas el detalle de 5 actividades asignadas a nuestra fecha actual y Ordenelas.
-Detalle tres tareas.
-Utilece la campana de aviso predeterminado para recordar al usuario dos citas prioritarias.
-A la información anterior de citas añada la siguiente cita a las 11:30 horas Videoconferencia con las sucursales a nivel nacional de la empresa y El director Internacional de la Compañía.
-De la información Anterior cree tres citas detalladas.
-Programe un cita privada a las 16:30 horas con la novia del jefe.
-Cree un cita Periodica todos los lunes a las 8:00 durante el mes de agosto, que es la reunión semanal con los asesores comerciales de la empresa.

-Añada un evento como es el Seminario del día del Archivista programado para el 9 de octubre de 2008 y cree la reunión.
-Importe el conjunto de fiestas (dias festivos) para los meses de Agosto a Diciembre.

-Imprima el calendario

-Cree cinco contactos en forma detallada, editela e imprima la hoja de contactos.
-A los contactos anteriores creeles la libreta de direcciones.


TRABAJO DE INVESTIGACION

En grupos asignados por la instructora debe visitar una oficina de atención al Usuario y de acuerdo a los parametros y la lista de chequeo entregada por su instructora, se debe observar como se cumple los parametros de la Atención Personal y Telefónica y realizar las respectiva socialización en el Aula de Clase.